Güçlükler

Girl Scouts of Japan, 47 Yerel Konsey ve yaklaşık 40.000 üyeden oluşan ülke çapında bir kuruluştur. Kızlara ve genç kadınlara adanmış en büyük gönüllü Hareket olan World Association of Girl Guides and Girl Scouts'un üyesidir. Girl Scouts kuruluşu, yaygın eğitim yoluyla tam potansiyellerini gerçekleştirmeleri için kızları ve genç kadınları desteklemekte ve teşvik etmektedir.

Ülke çapında bir kuruluş olan Girl Scouts of Japan, üyeleri arasında net bir iletişim sağlama konusunda zorluklar yaşıyordu. Çeşitli yaşlardan çok sayıda grubu ve üyesi olan kuruluşun tüm grupların uyumlu olmasını ve reşit olmayanların kişisel bilgilerinin gizli tutulmasını sağlamak için verimli ve güvenli bir iş sistemine ihtiyacı vardı. Yerel konseyleri çatıları altında toplayan bir organizasyon olduklarından, dosyalarında hem her oymak ve konseydeki kızlar ve genç kadınlar hem de onların Lideri konumundaki yetişkinler hakkında kişisel bilgiler bulunmaktadır. Ülkenin dört bir yanına yayılmış bir kuruluş için etkinliklerin yararlılığını izlemek ve değerlendirmek önemlidir. Oymak Liderleri ve yerel konsey, kuruluşlarının olabildiğince etkili kalmasını sağlamak için katılım, etkinliklerin sıklığı ve diğer önemli metrikler konusunda Girl Scouts of Japan'e rapor vermektedir. Kaynakları sınırlı olan kuruluşun ülke çapındaki çeşitli yerel konsey konumlarında kolayca uygulayabileceği bir çözüme ihtiyacı vardı.

Hikaye

Yeni şeyler denemekten korkmayan "İzci Kız ruhuna" sahip Girl Scouts of Japan, çok sayıdaki yerel konsey ve grupta verimliliği artırmak amacıyla Sivil Toplum Kuruluşları için Google ürün paketini entegre etti. Önce yerel konseylerindeki iş operasyonlarını birbirleriyle uyumlu hale getirmek için Google Workspace'i kullanmaya başladılar. Google Formlar sayesinde web sitelerine yerleştirdikleri formlarla İzci Kız üyelerine e-öğrenme programları sundular. E-öğrenme programı daha fazla üyeye İzci Kız olma hakkında bilgi edinme ve Lider olmak için kazanılması gereken becerileri öğrenme fırsatı sağladı. Girl Scouts programı yüz yılı aşkın süredir devam etse de Girl Scouts of Japan kızların ve genç kadınların bilgi ve becerilerini artırmak için Google Form testlerini kullanarak çalışmalarını modernize etti ve ülkenin dört bir yanındaki yerel konseylerden rozetler kazandı.

Çeşitli seviyelerde teknik bilgiye sahip olan Girl Scouts of Japan personeli, Formlar ve E-Tablolar gibi ürünler sayesinde manuel giriş olmadan kolayca veri özetleri alabiliyor ve bilgi paylaşımında bulunabiliyor. Yerel konseyleri çatısı altında toplayan bir organizasyon olduklarından, dokümanların yalnızca her yerel şubeden erişimi olması gereken kullanıcılarla paylaşılmasına olanak tanıyan Google Workspace kurumun gizliliği koruyor. Dosyalar artık yerel konseyler arasında paylaşılabildiğinden, her oymak en iyi uygulamaları, ekip oluşturma aktivitelerini ve çalışmalarını ileriye taşıyacak diğer aktiviteleri paylaşabiliyor. Gmail ve Google'ın gizlilik ayarları sayesinde, daha önce spam posta, kötü amaçlı yazılım ve diğer güvenlik sorunları konusunda duydukları endişeler azaldı. Google Sites'ın kurulmasıyla birlikte çeşitli yerel konseyler ve üyeler, Oymak Lideri eğitimi ve el kitapları gibi alakalı bilgilere erişebiliyorlar. Böylece gerçek zamanlı güncellemeler ve bilgiler, Girl Scouts of Japan tarafından desteklenen yerel konseyler ve üyeler arasında hızlıca paylaşılabiliyor.

Sivil Toplum Kuruluşları için Google ürünleri yalnızca dahili iş operasyonlarını iyileştirmekle kalmadı, aynı zamanda Girl Scouts Japan kısa süre önce harici sosyal yardım ve iletişim için de Sivil Toplum Kuruluşları için Google'dan yararlandı. Reklam Bağışları ve YouTube sayesinde, yeni üyeler kazanmak ve her konumda düzenledikleri etkinlikler ile yaptıkları harika işleri paylaşmak için aktif olarak internette varlıklarını oluşturuyorlar. YouTube videoları, kızları ve genç kadınları güçlendirmek için yaptıkları işleri (ekip kurma aktiviteleri, hep beraber şarkı söyleme etkinlikleri ve yerel yaz kampları gibi) sergilemelerine yardımcı oluyor.

Bilgi paylaşımında bulunarak etkinliklerine katılan kişi sayısını artırmak için, üye olmayan ve İzci Kız olmak isteyenlerin tüm Japonya'daki etkinlikleri kolayca bulmalarına yardımcı olmak üzere Google Haritalar'ı kullanıyorlar. Ayrıca hem mevcut üyeler hem de potansiyel yeni üyeler üzerindeki etkilerini küresel olarak göstermek için Earth Outreach programı kapsamındaki Google Haritalar API'lerini kullanıyorlar. Google Haritalar API'leri ile YouTube'u birlikte kullanarak dünyanın farklı yerlerindeki beş İzci Kız tesisinin gösterildiği bir Sanal Tur hazırladılar. Bu, küresel bir bakış açısını teşvik ederken üyelerinin dünya çapında büyük bir topluluğun parçası olduklarını hissetmelerini sağlıyor.

Sivil Toplum Kuruluşları için Google araçları hem Girl Scouts of Japan programlarının organize ve verimli kalmasını sağlıyor hem de kızları ve genç kadınları teşvik edip desteklemek için yaptıkları önemli işlerin görselleştirilmesine yardımcı oluyor.

Rumiko Meguro, GSJ genel merkezi, Halkla İlişkiler ve Bağış Toplama ekibi

Etki

Ülke çapında büyük bir kuruluş olarak, başarıya ulaşmalarında ölçeklendirme çabaları hayati bir rol oynuyor. İçeriğinin Google Formu ile belirlendiği e-öğrenme programları sayesinde 7.000'i aşkın üye, İzci Kız olmak ile ilgili bilgilerden yaşam becerilerine kadar birçok konuda eğitim görme imkanı buldu. Finansal açıdan bakıldığında ise Google Workspace, yüksek kaliteli güvenlik sistemlerinin birçok konumda kolayca hayata geçirilmesini sağladı.

Google Workspace kullanarak operasyonel verimliliklerini önemli ölçüde iyileştirdiler. Daha önce çalışanların yalnızca bir bölümü Google ürünlerini kısmen kullanıyordu, ancak Google Workspace henüz kuruluş genelinde yüklenmemişti. Dolayısıyla birçok e-posta adresini muhafaza etmek zorundaydılar. Bu da potansiyel bir güvenlik riski oluşturabilirdi. Kuruluş Google Workspace'i kullanmaya başladıktan sonra çalışanların her birinin tüm operasyonel ihtiyaçları için her yerden erişebilecekleri yalnızca birer tane hesabı oldu. Böylece çalışanların işten ayrılmaları halinde dokümanlarını kaybetme riski ortadan kalkmış oldu. Google Workspace kurum içinde kullanıcılarını yönetmelerine, büyük organizasyonlarının çalışanlarına hızlı ve verimli bir şekilde güncellemeler yapmalarına olanak tanıyor. Daha önce, kuruluşun bilişim ve iletişim teknolojisi sisteminden sorumlu olan personelin e-tablo üzerinden tedarikçi firmaya yeni üyeler ekleme veya emekli olan bir çalışanın hesabını silme gibi hesap değiştirme isteğinde bulunması gerekiyordu. G Suite sayesinde kuruluşlarının temel operasyonlarına daha az vakit harcıyor, böylece daha fazla kıza ve genç kadına ulaşmak için genişleme hedeflerine odaklanabiliyor, programlarının çalışmalarına devam edebiliyorlar.

Sivil Toplum Kuruluşları için Google programı ayrıca, hem kuruluşlarının hem de kızları, genç kadınları ve gelişimlerini destekleme çabalarının görünürlüğünü artırdı. Kuruluşun etkinlikleri eskiden web sitesindeki bir sayfada listeleniyordu. Etkinliklere katılanlar, uzun bir listedeki düzinelerce etkinliği tıklamak zorunda kalıyordu. Google Haritalar sayesinde web sitelerine bir harita yerleştirerek bu haritada etkinlikleri gerçek zamanlı olarak güncelleme fırsatı buldular. İzci Kız olmak isteyenlerin katılabilecekleri yerel etkinlikleri kolayca bulmalarına yardımcı olmak için her etkinlik ay veya temaya göre ("İzci Kız Günü" gibi) renklerle kodlanmaktadır. Etkinlikleri Google Haritalar'a entegre edip konumlarını görselleştirerek etkinlik bilgilerinin 18.000'den fazla kez görüntülenmesini sağladılar ve etkinliklere katılımı artırdılar. Potansiyel üyelerin artık en yakındaki toplantıyı bulmak için arama yapmalarına gerek yok; kolayca haritayı açıp birbirleriyle bağlantı kurma fırsatı bulabilirler.

Yaptıkları önemli işi paylaşmak ve kızlar ile genç kadınlar üzerindeki etkilerini görselleştirmek, Girl Scouts of Japan'in başarısı için esastır. Reklam Bağışları sayesinde internetteki görünürlükleri arttı ve web sitelerinin aylık ziyaretçi sayısı 3.000'i aştı. Bu da sadece iki ay içinde ziyaretçi sayısının %500 artması anlamına geliyordu. “Stop the Violence” gibi küresel kampanyalar için cinsiyet eşitliğini ve şiddetten korunmayı teşvik eden reklamlar hazırladılar. Amaçları kampanyanın Japonya medyasında daha fazla yer almasını sağlamak ve kampanya ile ilgili farkındalığı artırmaktı. Benzer şekilde, YouTube kanallarında İzci Kızların ekip kurma aktivitesi olarak Kurt Schneider'ın "I'll Think of You" adlı şarkısını çalıp söyledikleri bir oynatma listesi yer alıyor. Pek çok yerel konsey ve grup video kaydedip sundu (şimdiye kadar 43 tane). Bu videolar, hem İzci Kızların aktivitelerinden örnekler göstermek hem de kartlar ve notlar aracılığıyla potansiyel yeni üyeleri web sitesine yönlendirmek amacıyla kullanılmaktadır. Bazı videoların 20.000'den fazla kez görüntülenmesi, kızları ve genç kadınları destekleyip güçlendirmek adına yaptıkları işlerin sergilenmesinde YouTube'un ne kadar önemli bir rol oynadığını göstermektedir.

Girl Scouts of Japan'in düzinelerce programı var. WAGGGS ve DOVE tarafından geliştirilen kendine güven programı, kadınlara yönelik şiddetin azaltılmasını destekleyen Stop the Violence kampanyası, ülkenin farklı yerlerinde gerçekleştirilen çeşitli etkinlikler ve kamplar bunlardan bazılarıdır. Sivil Toplum Kuruluşları için Google araçları hem bu programların organize ve verimli kalmasını sağlıyor hem de kızları ve genç kadınları teşvik edip desteklemek için yaptıkları önemli işlerin görselleştirilmesine yardımcı oluyor.